SDM kabul süreci, depozito zincirinin son ve en kritik doğrulama noktasıdır. Buraya kadar toplanan, mühürlenen ve taşınan her ambalajın sayısal olarak doğrulandığı yer burasıdır. Sayım ile saha kaydı arasında bir fark çıktığında, sorumluluğun nerede olduğunu netleştirmek zaman alabiliyor; bu yazıda dijital doğrulamanın bu süreci nasıl kolaylaştırdığını anlatıyoruz.
SDM Kabul Sürecinin Aşamaları
Ambalajlar DİM’den sevk edildikten sonra SDM’de (Sayım ve Depolama Merkezi) üç aşamalı bir kabul süreci başlar: fiziksel sayım, QR kod bazlı dijital doğrulama ve sevkiyat belgesiyle çapraz kontrol. Bu üç aşama paralel yürütüldüğünde, kabul süresi kısalıyor ve hata payı azalıyor.
Projelerde ilk kontrol ettiğimiz nokta, fiziksel sayımın dijital doğrulamadan bağımsız yapılıp yapılmadığıdır. İki sürecin ayrı ilerlemesi, sayım tamamlandıktan sonra fark tespit edildiğinde geriye dönük inceleme ihtiyacını doğuruyor.
Dijital Doğrulama Nasıl Çalışır?
Her ambalajın QR kodu SDM girişinde yeniden okutulur. Sistem bu okuma sırasında üç kontrolü otomatik yapar:
- Kodun sevkiyat belgesinde listelenip listelenmediği
- Kodun daha önce başka bir SDM’de kabul edilip edilmediği
- Kodun toplam sayının içinde doğru kategoriye (ürün grubu) düşüp düşmediği
Bu kontroller sayesinde, QR kod yaşam döngüsünün son halkası da tamamlanmış olur; her ambalajın üretimden kabule kadarki yolculuğu tek bir dijital kayıtta birleşir.
Uyuşmazlık Durumunda Süreç Nasıl İşler?
Fiziksel sayım ile dijital kayıt arasında fark tespit edildiğinde, sistem otomatik olarak bir istisna kaydı oluşturur. Bu kayıt, farkın hangi sevkiyata ait olduğunu, hangi toplama noktasından geldiğini ve olası nedenini (taşıma kaybı, okuma hatası, mükerrer kayıt) işaret eder.
Dijital Tutanak Neden Önemli?
Kağıt üzerinde tutulan sayım tutanakları, sonradan değiştirilebilir olması nedeniyle denetimde zayıf kanıt sayılıyor. Dijital tutanak ise zaman damgalı, değiştirilemez bir kayıt oluşturarak hem işletmeyi hem de denetleyen kurumu koruyor.
| Doğrulama Türü | Kim Yapar | Kayıt Formatı |
|---|---|---|
| Fiziksel sayım | SDM personeli | Manuel sayım + dijital onay |
| QR doğrulama | Sistem otomatik | Dijital eşleştirme kaydı |
| Sevkiyat çapraz kontrolü | Operasyon sorumlusu | Dijital tutanak |
Bu üç doğrulama katmanı, kabul ve sayım verilerini doğrulayan DBYS.ai gibi platformlar üzerinden birleştirildiğinde, kabul süreci saatler değil dakikalar içinde tamamlanabiliyor.
Sık Sorulan Sorular
Sayım farkı tespit edildiğinde işletme nasıl bilgilendirilir?
Sistem otomatik istisna kaydı oluşturur ve ilgili tarafa bildirim gönderir.
Dijital tutanak sonradan değiştirilebilir mi?
Hayır, zaman damgalı kayıtlar değiştirilemez; düzeltme yalnızca yeni bir kayıtla yapılabilir.